Saxdor on kansainvälisesti tunnettu luksusveneiden valmistaja ja yksi alansa nopeimmin kasvavista brändeistä. Kasvun myötä tiedonkulku eri toimipisteiden välillä kaipasi selkeää ratkaisua. Tarvittiin kanava, jossa jakaa tietoa koko organisaation sisällä.
"Saimme uuden intranetin avulla viestinnän toimimaan selkeästi jokaisen toimipisteemme välillä. Projektista jäi tosi hyvä fiilis, sillä Simplified IT:n projektipäällikkö oli halukas auttamaan, piti hyvin jöötä ja vastasi kaikkiin kysymyksiimme viipymättä.
Saxdorilla oli ennen projektin käynnistämistä käytössään vanha ratkaisu tiedonjakoon, joka oli rakenteeltaan vanhentunut ja muistuttanut lähinnä sekavaa tiedostokansiota. Se ei täyttänyt modernin intranetin vaatimuksia.
Nopeasti kasvavassa kansainvälisessä yrityksessä tiedon jakaminen eri toimipisteiden välillä oli haastavaa eikä ollut luotettavaa paikkaa, josta ajantasainen tieto olisi löytynyt.
Projekti käynnistettiin tekemällä henkilöstökysely, jossa kartoitettiin tärkeimmät kehityskohteet. Kyselyn pohjalta muodostettiin viiden parannuskohteen lista, johon toteutus pohjattiin. Vanhaa hyödynnettiin mahdollisuuksien mukaan.
Yksi keskeinen tavoite oli myös rakentaa tietopankki, jonka päälle voidaan tulevaisuudessa ottaa käyttöön tekoälyagentteja.
Kasvavassa kansainvälisessä organisaatiossa tieto eli omaa elämäänsä eri tiimeissä ja toimipisteissä. Ei ollut yhtä paikkaa, johon luottaa.
Tieto siitä, mitä yrityksessä tapahtuu eri puolilla, kulki parhaimmillaan tiimipalaverien kautta. Ajantasaisuudesta ei ollut takeita.
Ratkaisuksi valittiin Microsoft SharePoint ympäristö johon uusi intranet rakennettiin. Se kuuluu valmiiksi yrityksen olemassa oleviin lisensseihin ja on tuttu käyttöympäristö monelle työntekijälle, mikä teki siitä helpon valinnan nopeasti kasvavalle organisaatiolle.
Simplified IT rakensi projektissa teknisen rungon ja intranetin pohjan, jonka päälle Saxdorin oma koulutettu pääkäyttäjien tiimi pääsi suoraan luomaan tarvittavia sisältöjä.
Projekti vietiin onnistuneesti maaliin tiukassa kuuden viikon aikataulussa. Säännölliset viikoittaiset tapaamiset varmistivat sen, että molemmat osapuolet tiesivät tarkasti seuraavat askeleet.
Simplified IT otti hankkeessa jämäkän projektipäällikön roolin ja piti huolen siitä, että kasvavan yrityksen kiireiden sekä lomien keskellä oikeat henkilöt tavoitettiin ja aikataulussa pysyttiin.
- Jukka Puhakka, Simplified IT
Yksi Saxdorin projektin keskeisistä tavoitteista oli rakentaa intranetista enemmän kuin vain tiedotuskanava. Järjestelmällisesti rakennettu tietopankki luo pohjan sille, että tulevaisuudessa Saxdor voi ottaa käyttöön tekoälyagentteja tiedon päälle. Kun tieto on tallessa yhdessä paikassa ja oikeassa muodossa, se on myös tekoälyn hyödynnettävissä.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä voi tulevaisuudessa pyytää tekoälyä etsimään puolestaan oikeat dokumentit, tiivistämään pitkiä sisäisiä ohjeita suoraan tietopankin pohjalta tai kääntämään yrityksen sisäiset ohjeet eri kielille suoraan tietopankin pohjalta.
Tärkein ominaisuus on se, että intranetin kautta saadaan infottua asioita koko yritykselle ympäri maailman.
Konkreettisin hyöty on juuri tuo tiedonkulun nopeutuminen eri toimipisteiden välillä. Tärkeät yritystason uutiset ja päivitykset tavoittavat kaikki työntekijät lokaatiosta riippumatta.
Todella hyvin ja luvut tukevat sitä. Teimme käyttäjäkyselyn, ja tulokset ovat selvät: henkilöstö käyttää intraa oikeasti. Suurin osa vastaajista kertoo käyttävänsä sitä usein viikossa tai vähintään kerran viikossa. Se ei ole itsestäänselvyys monessa organisaatiossa, kun uudet järjestelmät jäävät hyllylle. Tässä todellakaan käynyt niin!
Projektista jäi tosi hyvä fiilis! Simplified IT:n Jukka oli tosi halukas auttamaan ja hän piti hyvin jöötä, joten projekti pysyi aikataulussa. Lisäksi hän vastasi kaikkiin kysymyksiimme heti.
Ottamalla yhteyttä voitte pyytää tarjouksen tai kysyä lisää palveluistamme.
Jos haluatte keskustella tarkemmin, voitte vapaasti varata ajan kalenteristani tai olla yhteydessä puhelimitse.
.png)
