Työpuhelin katosi - Mitä tehdä seuraavaksi?

Kun työpuhelin katoaa, tilanne tulee monelle yllätyksenä. Usein sen vakavuutta ei heti ymmärretä, koska ajatus jää helposti siihen, että laite vain korvataan uudella. Työpuhelin ei kuitenkaan ole henkilökohtainen hankinta, vaan yrityksen omaisuutta ja ennen kaikkea avain yrityksen tietoihin. Sama pätee myös työssä käytettäviin läppäreihin, jotka voivat sisältää vielä laajemmin arkaluontoista tietoa kuin puhelimet.

Laitteiden kautta pääsee usein sähköposteihin, asiakasrekistereihin ja muihin järjestelmiin, joiden väärinkäyttö voi aiheuttaa paljon suurempaa vahinkoa kuin itse laitteen katoaminen. Useimmissa yrityksissä sovellukset ja pilvipalvelut on onneksi suojattu sormenjäljellä, kasvojentunnistuksella tai monivaiheisella tunnistautumisella. Tämä vähentää riskiä, mutta ei poista sitä kokonaan. Jos laitteen lukitus on liian heikko tai kirjautumisia on jätetty auki, tietoihin voidaan päästä käsiksi ilman suurempaa vaivannäköä.

Siksi nopea toiminta on tärkeää. Mitä nopeammin katoaminen huomataan ja siihen reagoidaan, sitä paremmin yrityksen tiedot pysyvät turvassa – vaikka itse laitetta ei enää löytyisikään.

Oletko joskus kadottanut työlaitteen?

Mitä tehdä heti katoamisen jälkeen?

Kun huomaat työpuhelimen kadonneen, tärkeintä on toimia nopeasti ja ilmoittaa asiasta heti työnantajalle tai IT-tuelle. Näin varmistetaan, että tilanne otetaan hallintaan keskitetysti eikä jää pelkästään työntekijän vastuulle.

Seuraava askel on yrittää paikantaa puhelin. Sekä iPhonessa että Androidissa on omat palvelunsa (Find My iPhone, Find My Device), joilla laitteen sijainti voidaan tarkistaa ja laite lukita. Jos näyttää siltä, että puhelinta ei saada takaisin, voidaan turvautua etätyhjennykseen. Sen avulla laitteen sisältö poistetaan kokonaan, jolloin tiedot eivät joudu ulkopuolisille. Yrityskäytössä tämä hoidetaan usein laitteenhallintajärjestelmän kautta, esimerkiksi Microsoft Intunen avulla, jolloin IT pystyy lukitsemaan tai tyhjentämään laitteen muutamalla klikkauksella.

Tietoturva-asiat kuntoon

Kun laite on ilmoitettu kadonneeksi ja etätoimet käynnistetty, seuraava askel on varmistaa palveluiden tietoturva. Salasanat kannattaa vaihtaa keskeisiin järjestelmiin, kuten sähköpostiin, Microsoft 365:een, Google Workspaceen ja muihin työssä käytettäviin sovelluksiin. Näin mahdolliset avoinna olevat istunnot katkeavat ja riski pienenee merkittävästi.

On myös hyvä tarkistaa, millä tavalla monivaiheinen tunnistautuminen on käytössä. Jos tunnistus perustuu tekstiviesteihin, se kannattaa vaihtaa turvallisempaan vaihtoehtoon, kuten tunnistautumissovellukseen tai fyysiseen turva-avaimeen. Näin estetään tilanteet, joissa puhelinnumeron väärinkäyttö voisi avata pääsyn palveluihin.

Ilmoitukset ja käytännön asiat

Ilmoitus työnantajalle tai IT:lle tehdään heti katoamisen havaitsemisen jälkeen, mutta sen lisäksi on tärkeää hoitaa muut käytännön asiat. Jos katoamiseen liittyy epäilys varkaudesta, asiasta kannattaa tehdä rikosilmoitus poliisille. Tämä voi olla myös vakuutusyhtiön edellytys korvauksen käsittelylle. Samalla on hyvä tarkistaa, kattaako yrityksen vakuutus kadonneen laitteen ja miten korvausprosessi etenee.

Lisäksi tapahtuneesta on usein tapana tehdä lyhyt raportti yrityksen sisällä. Se voi tuntua hieman byrokraattiselta, mutta auttaa jälkikäteen hahmottamaan, mitä tehtiin ja missä vaiheessa. Näin organisaatio pystyy parantamaan toimintatapojaan ja varautumaan paremmin, jos vastaavaa sattuu uudelleen.

Miten varautua seuraavaan kertaan?

Paras tapa selvitä laitteen katoamisesta on varautua siihen etukäteen. Yksi tärkeimmistä asioista on varmistaa, että työpuhelimessa on käytössä vahva lukitus – esimerkiksi sormenjälki tai kasvojentunnistus. Ne hidastavat tai estävät ulkopuolista pääsyä laitteeseen.

Yrityksen näkökulmasta olennaista on, että kaikki laitteet on liitetty hallintajärjestelmään, kuten Microsoft Intuneen. Sen avulla puhelimen voi paikantaa, lukita tai tyhjentää etänä ilman, että työntekijän tarvitsee itse huolehtia teknisistä toimenpiteistä.

On myös hyvä pitää henkilöstölle yksinkertaiset ohjeet siitä, mitä tehdä katoamistilanteessa. Kun toimintamalli on valmiina, jokainen tietää, kenelle ilmoittaa ja mitä toimenpiteitä odottaa heti perään. Näin katoaminen ei aiheuta paniikkia, vaan se hoituu hallitusti.