Hyödynnättekö kesää IT:n näkökulmasta oikein?

Monessa yrityksessä kesä nähdään lähinnä lomakautena, mutta IT:n näkökulmasta se tarjoaa arvokkaan mahdollisuuden. Kun käyttäjiä on vähemmän ja järjestelmien kuormitus pienempi, on oikea hetki hoitaa asioita kuntoon ilman, että se aiheuttaa häiriötä arjen toimintaan. Tässä tekstissä käymme läpi, miksi kesä kannattaa hyödyntää ja mitä voi tapahtua, jos kaikki jää elokuun loppuun.

Onko teillä IT kunnossa syksyä varten?

Miksi kesä on alihyödynnetty mahdollisuus IT-puolella?

Kesä on monessa yrityksessä rauhallisempaa aikaa. Henkilöstö on lomilla, palavereita on vähemmän ja järjestelmien kuormitus laskee. IT:n näkökulmasta tämä on juuri oikea hetki tehdä niitä töitä, jotka arjen kiireessä jäävät helposti sivuun – kuten päivityksiä, siivouksia ja hallinnan tarkistuksia.

Silti usein käy niin, että kesä menee ohi ilman että IT:lle varataan aikaa. Kun päivitykset, auditoinnit tai käyttöoikeuksien läpikäynti siirtyvät, ne kasaantuvat elokuun loppuun – juuri silloin, kun kaikki ovat palaamassa lomilta ja muu organisaatio odottaa sujuvaa aloitusta.

Hyvä suunnittelu ennen lomia voi ehkäistä monia näistä tilanteista kokonaan.

Mitä IT-töitä kannattaa ajoittaa kesälle?

Kesä on erinomainen hetki hoitaa sellaisia IT-tehtäviä, jotka vaativat keskeytyksiä tai käyttökatkoja. Kun käyttäjiä on vähemmän, on helpompi toteuttaa esimerkiksi järjestelmäpäivityksiä, palvelinhuoltoja tai laitevaihtoja ilman että ne häiritsevät arjen toimintaa.

‍Päivitykset ovat usein kriittisiä, mutta kiireessä ne jäävät helposti roikkumaan. Käyttöjärjestelmien, sovellusten ja laiteohjelmistojen ajantasaisuus on suoraan yhteydessä tietoturvaan. Ja jos jokin menee pieleen, kesällä on parempi mahdollisuus palauttaa järjestelmä ilman, että koko henkilöstö seisoo tumput suorina.

‍Laitevaihdot on usein helpompi hoitaa silloin, kun käyttäjä ei ole koneensa ääressä. Esimerkiksi kannettavien tai työpisteiden uusiminen sujuu paljon jouhevammin, kun ei tarvitse sovittaa aikatauluja jokaisen kalenteriin. Samalla voidaan varmistaa, että uudet laitteet on asetettu valmiiksi ennen töihin paluuta.

Hiljaisempi kausi kannattaa hyödyntää myös asioihin, jotka muuten unohtuvat helposti:

- Käyttäjien ja käyttöoikeuksien siivous (esim. entiset työntekijät tai turhat ryhmät)
- Vanhojen sähköpostilistojen ja Teams-kanavien karsinta
- SharePointin ja OneDriven rakenteiden selkeytys (tai muiden ohjelmien)
- Laiterekisterin päivitys ja laitteiden elinkaaren tarkistus
- Varmuuskopioiden ja palautusprosessien testaus käytännössä

Tällaiset tehtävät eivät ehkä tunnu kiireellisiltä, mutta ne voivat ratkaista monta ongelmaa ennen kuin ne ehtivät edes syntyä.

Miten suunnitella kesän IT-työt fiksusti?

Kaikki lähtee siitä, että kesälle pitää olla suunnitelma. Ilman selkeää listaa tehtävistä ja vastuista moni asia jää tekemättä tai unohtuu lomien keskellä. Kalenterimerkinnät kannattaa tehdä jo ennen lomakauden alkua – sellaiseen aikaan, jolloin käyttäjiä on vähiten ja tekijät vielä paikalla.

Jos tiimiä on vähemmän, vastuut on hyvä jakaa etukäteen. Kriittisten järjestelmien ylläpito ei saa olla yhden ihmisen takana, joka on sattumalta mökillä ilman kenttää. Dokumentointi on kesällä erityisen tärkeää: kuka pääsee kirjautumaan minnekin, miten yhteyshenkilöt tavoittaa ja mitä tehdään, jos jotain menee pieleen.

Yksinkertainen checklisti auttaa pitämään asiat hallussa. Listalle kannattaa koota:

- Mitä tehdään ja milloin?
- Kuka on vastuussa?
- Miten onnistuminen tarkistetaan?
- Mitä tehdään, jos suunniteltu aika ei onnistukaan?

Mitä selkeämpi suunnitelma on, sitä helpompi asiat on hoitaa pois alta ennen kuin elokuun loppu tulee vastaan.

Miksi lykkääminen kostautuu syksyllä?

Kun kesä jää IT:n osalta hyödyntämättä, vaikutukset tuntuvat läpi syksyn. Päivitykset, laiteasiat ja käyttöoikeuksien ongelmat kasaantuvat arjen keskelle – ja silloin niihin on yksinkertaisesti vähemmän aikaa. IT-tiimi joutuu reagoimaan asioihin, jotka olisi voitu hoitaa ennakoivasti pois.

Tämä ei näy vain IT:n työkuormassa, vaan koko organisaation sujuvuudessa. Käyttäjien ongelmatilanteet lisääntyvät, projektien aloitus takkuaa ja arki alkaa tahmeasti. Ennakoimalla nämä tilanteet voi välttää, ja samalla vapauttaa resursseja oikeasti kehittäviin asioihin silloin kun kiire on suurin.

Kesä ei siis ole vain lomakautta – se on mahdollisuus varmistaa, että syksy käynnistyy ilman turhia yllätyksiä. Kun aikaa on vähemmän ja odotukset ovat korkealla, tehtävät kannattaa hoitaa silloin, kun siihen on paras hetki. Vielä siis ehtii!