Tämä juttu on sinulle, jos hoidat yrityksen IT-laskuja tai budjettia ja haluat varmistaa, että maksatte vain siitä mitä oikeasti käytetään. Käy kohdat läpi nyt, niin turhat rivit ei seuraa mukana vuoteen 2026.
Nyt on paras mahdollinen hetki katsoa IT-laskut läpi, ja huomenna on toiseksi paras.
Loppuvuonna moni palvelu ja sopimus jatkuu automaattisesti vuodenvaihteen yli, ellei sitä erikseen pysäytä tai muuta. Jos turhia lisenssejä, liittymiä tai päälle jääneitä työkaluja jää pyörimään, niistä tulee helposti uuden vuoden peruskuluja, ja niitä ehtii maksaa pitkälle kevääseen ennen kuin kukaan huomaa.
Kun tiedät mistä maksat ja miksi, voit karsia turhat rivit, neuvotella huonoja ehtoja paremmiksi ja varmistaa, että tärkeät asiat kuten varmistukset ja tietoturva ovat oikeasti kunnossa eikä vain “laskulla olemassa” .
Jos laskussa on yksikin rivi, jota kukaan ei osaa selittää, voidaan tarkistus laskea onnistuneeksi.
Jo 15 minuutissa voi löytää yli 10 000€ vuosittaiset säästöt!
Tämä on se helpoin ja samalla yleisin säästökohde. Palvelu on joskus otettu käyttöön hyvällä syyllä, mutta arki muuttuu. Tiimi vaihtaa työkalua, projekti loppuu, toimisto vaihtuu, tai joku “väliaikainen” ratkaisu jää pysyväksi. Laskutus ei valitettavasti lopu itsestään.
Kun avaat laskun, katso palvelun nimi ja kysy ihan suoraan: käytetäänkö tätä oikeasti? Jos vastaus on “en tiedä” tai “varmaan joskus”, se on jo merkki siitä, että asia kannattaa selvittää.
Tässä muutama käytännön tarkistus, jotka voi tehdä ilman sen suurempaa teknistä säätöä:
- Onko palvelulle nimetty omistaja, joku joka tietää miksi se on käytössä?
- Näkyykö laskulla käyttäjämääriä, laitemääriä tai muuta käyttöön viittaavaa?
- Onko palvelun laskutus alkanut joskus tiettynä ajankohtana, esimerkiksi projektin tai kampanjan yhteydessä?
- Tuleeko samasta asiasta lasku jostain toisesta palvelusta tai toimittajalta?
Jos käy ilmi, että palvelua ei oikeasti käytetä, seuraava askel on aina sama. Varmista ensin, ettei se ole kriittinen jonkun muun näkökulmasta, ja sen jälkeen laita irtisanominen tai alasajo käyntiin. Moni turha kuukausimaksu on käytännössä vain unohtunut päälle.
Lisenssit ovat klassinen kohta, koska ne pysyvät päällä, vaikka ihmiset vaihtuvat. Uusi työntekijä tulee, lisenssi ostetaan. Työntekijä lähtee, lisenssi unohtuu. Vuoden päästä maksat jo “varmuuden vuoksi” enemmän kuin tarvitsee.
Laskua lukiessa etsi kohta, jossa näkyy käyttäjämäärä, lisenssien määrä tai paketin koko. Sitten kysy kaksi yksinkertaista kysymystä: montako käyttäjää teillä oikeasti on nyt, ja montako lisenssiä teille laskutetaan?
Tässä yleisimmät paikat, joihin lisenssit jäävät roikkumaan:
- Poistuneet työntekijät: tunnus poistettu työyhteisöstä, mutta lisenssi jatkaa laskutusta
- Jaetut tai “yhteiset” tunnukset: esim. info@, sales@ tai joku vanha yhteiskäyttöinen käyttäjä, jolla on yhä maksullinen lisenssi
- Varalisenssit: “pidetään muutama varalla” jää päälle ja kasvaa hiljalleen
- Väärä lisenssitaso: kaikilla on liian laaja paketti, vaikka osa pärjäisi kevyemmällä
Kun korjaat tämän, tavoite ei ole vääntää jokaista lisenssiä minimiin. Tavoite on, että lisenssien määrä vastaa arjen tarvetta.
Tässä kohta on yksinkertainen. Jos teillä on kaksi palvelua, jotka hoitaa saman asian, maksatte helposti turhasta. Päällekkäisyys syntyy yleensä niin, että uusi työkalu otetaan käyttöön, mutta vanhaa ei koskaan lopeteta.
Tyypilliset päällekkäisyydet:
- Palaverit: Zoom, Teams Chat: Slack, Teams
- Tiedostot: OneDrive/SharePoint, Google Drive, Dropbox
- Sähköinen allekirjoitus: Visma Sign, DocuSign, Adobe Sign
- Projektinhallinta: Jira, Asana, Trello, Monday
- VPN ja etäyhteydet: VPN-palvelut ja etähallintatyökalut (esim. TeamViewer)
- Salasananhallinta: 1Password, Bitwarden, LastPass
1: Laskulla on laitemaksu, mutta laitetta ei löydy
Jos laskussa näkyy kuukausimaksu kannettavasta, puhelimesta tai muusta laitteesta, pitäisi pystyä sanomaan kuka sitä käyttää ja missä se on. Jos ei pysty, laite on usein jo vaihtunut tai jäänyt nurkkiin, mutta maksu jatkuu.
2: Maksatte ylläpidosta tai tuesta, mutta kukaan ei tiedä mitä siihen kuuluu
Huolto- ja tukisopparit ovat ok, jos sisältö on selvä. Jos laskussa lukee “ylläpito”, “tuki tai vastaava, mutta kukaan ei osaa kertoa mitä sillä saa ja mihin otetaan yhteyttä, sopimus voi olla vain rutiinilasku.
3: Sama laite näkyy useammassa maksussa
Esimerkiksi laitteesta maksetaan leasingia ja lisäksi erillistä huoltoa tai hallintaa, eikä ole selvää miksi molemmat ovat tarpeen. Tämä ei aina ole väärin, mutta kannattaa tarkistaa.
4: Vanhat laitteet roikkuvat mukana, vaikka uudet on jo käytössä
Uudet laitteet on hankittu, mutta vanhat ovat silti sopimuksissa, hallinnassa tai laskutuksessa. Tämä on yleinen syy siihen, miksi “laiterivit” paisuvat huomaamatta.
Aloita yksinkertaisesta: katso paljonko yhdestä puhelinliittymästä maksetaan kuukaudessa. Jos hinta on yli 21 € per liittymä, asia kannattaa vähintään tarkistaa. Se ei automaattisesti tarkoita, että teitä on huijattu, mutta se tarkoittaa, että sopimus on usein vanha tai paketti on väärä.
Tarkista nämä:
- onko liittymiä enemmän kuin käyttäjiä?
- onko mukana vanhoja tai “väliaikaisia” liittymiä?
- onko datapaketit ja lisäpalvelut järkeviä, vai jääneet päälle?
-onko sopimus vanhoilla ehdoilla ja hinta noussut huomaamatta?
Jos siis maksatte yli 21€/käyttäjä liittymistä, ota tästä yhteyttä. Kilpailutamme teille parhaat mahdolliset sopimukset niin, ettei netin nopeuksia tarvitse tiputtaa.
Katso laskusta mitä siellä oikeasti lukee. Jos rivit ovat tyyliä Varmistuspalvelu, Palomuuripalvelu, Tietoturvapalvelu, Valvonta tai Päätelaitesuojaus ilman mitään tarkennusta, pyydä toimittajalta selitys yhdellä sivulla. Mitä palvelu sisältää, mitä se ei sisällä, ja mihin se kohdistuu.
Tarkista nämä:
- mitä järjestelmiä ja laitteita varmistetaan
- kuinka kauan varmistuksia säilytetään
- onko palautusta testattu, ja milloin viimeksi
- mitä tietoturvassa seurataan ja mihin hälytykset menevät
- kuka reagoi, jos hälytys tulee perjantaina illalla
Usein IT-lasku ei kasva siksi, että palvelu olisi muuttunut, vaan siksi että sopimusehdot ja laskutusmalli tekevät tepposet. Näitä on helppo olla huomaamatta, koska ne tulevat laskulle pieninä riveinä tai “normaalina” kuukausikorotuksena.
Tyypillisimmät lisäkulujen lähteet:
- Automaattinen uusiminen ja irtisanomisajat: sopimus jatkuu uudelle kaudelle, jos sitä ei katkaise ajoissa
- Indeksikorotukset ja vuosikorotukset: hinta nousee säännöllisesti, vaikka käyttö ei muutu
- Minimilaskutus ja minimikäyttö: lasku ei pienene, vaikka käyttäjiä tai laitteita olisi vähemmän
- Tuntityöt ja pienet lisärivit: muutostyöt, asennukset, ylläpito, “admin”, matkakulut
- Eri hinnat eri aikaan: ilta- ja viikonloppukertoimet, päivystys erikseen
- Laskutusperuste muuttuu: per käyttäjä, per laite tai per kohde, ja kustannus pomppaa
Jos käyt tämän jutun kohdat läpi ja löydät laskusta edes yhden rivin, jota kukaan ei osaa selittää, olet jo voiton puolella. Se on yleensä se kohta, josta turha maksu tai huono ehto paljastuu.
Jätä yhteystiedot alle, niin olemme yhteydessä.
.png)
